Nachhaltige Beziehungen zu Geschäftspartnern

Vonovia ist an einer langfristigen, partnerschaftlichen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit allen Geschäftspartnern gelegen. Dadurch können wir auf zuverlässige Weise eine hohe Produkt- und Leistungsqualität sicherstellen und gleichzeitig eine Senkung des Ressourceneinsatzes durch einen gesteigerten Effizienzgrad erreichen.

In Deutschland regeln wir die Zusammenarbeit über den Geschäftspartnerkodex und den Code of Conduct, der zu wirtschaftlich und rechtlich konformem Verhalten und zur Einhaltung der Richtlinien zur Korruptionsprävention im Umgang mit allen Nachunternehmern verpflichtet. Im Zuge der Integration der BUWOG wurde der Vonovia-Geschäftspartnerkodex in Österreich 2019 adaptiert. In Schweden erfüllt der Code of Conduct diese Funktion (siehe Achtung und Förderung der Menschenrechte). Ein solch strukturiertes und nachhaltendes Partnermanagement minimiert Verstöße und Risiken in der Lieferkette. Zur Erlangung der Rechtssicherheit bezüglich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) wurde 2021 zudem eine Gap-Analyse sowie ein Konzept zur Abfrage u. a. von Umweltstandards und Menschenrechtsverletzungen in Vorbereitung auf die Umsetzung der Anforderungen aus dem 2021 beschlossenen LkSG erarbeitet. Diese Abfrage werden wir im Jahr 2022 durchführen, bevor das LkSG ab dem 1. Januar 2023 in Kraft tritt.

Das Vonovia-Partnerportal stellt seit 2019 einen wichtigen Baustein der langfristigen Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern und Lieferanten dar und dient dem systemgestützten Risiko- und Lieferantenmanagement. Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, werden hier zentral alle wichtigen Dokumente und Daten gespeichert, die u. a. als Grundlage für unsere Lieferantenbewertungen und die Auftragsvergabe dienen, wobei wir auch die formelle, technische und soziale Eignung unserer Geschäftspartner sowie deren Weiterentwicklung dokumentieren. Zudem sollen in Zukunft auch Nachunternehmer sukzessive angebunden werden. Mit dem Vonovia-Partnerportal prüft der Bereich Einkauf im Rahmen der Auswahl von Dienstleistern und Lieferanten, dass die Einhaltung zur Achtung der Menschenrechte gemäß Geschäftspartnerkodex anerkannt wurde. Sollte es zu Unregelmäßigkeiten oder Missachtungen kommen, werden diese Auffälligkeiten entsprechend dokumentiert und sanktioniert. Das Vonovia-Partnerportal ist zudem direkt mit unserem Hinweisgebersystem verlinkt, so dass Beschwerden gegenüber einzelnen Partnerfirmen schnell und direkt bearbeitet werden können.

2020 haben wir unsere Ausschreibungsprozesse auf einer eigenen Plattform digitalisiert, um die Transparenz bezüglich unserer Lieferantenbasis zu erhöhen und Partnerschaften sowie Aufträge papierlos anzubahnen. Zum Einsatz kommt hierbei ein SAP-gestütztes Verfahren, bei dem Auftrags- und Zahlsperren hinterlegt werden können. Für die Steuerung der Ausschreibungsprozesse nutzt Vonovia die Plattform NOVA AVA, welche das manuelle Ausschreibungsverfahren via E-Mail und Sharepoint ablöst und einen abteilungsinternen Zugriff auf einzelne Ausschreibungen gewährt. Dadurch wird es dem Einkauf mitunter möglich, neben dem Ausschreibungsstatus und Angeboten inklusive der Preisspiegel auch Bieterlisten, relevante Ausschreibungsunterlagen und ein standardisiertes Leistungsverzeichnis einzusehen sowie für die Baubranche relevante GAEB-Dateien zu nutzen. Dies ermöglicht uns abteilungsintern ein flexibleres Management von laufenden Ausschreibungen. Darauf aufbauend haben wir 2021 die Handwerkerkopplung – ein Tool zur Auftragsabwicklung mit unseren Handwerkern – technisch neu aufgesetzt, um die Auftragsabwicklung zu standardisieren und zu vereinfachen. Zukünftig wollen wir gemeinsam mit unseren strategischen Geschäftspartnern darüber beraten, welche weiteren Funktionen einen Mehrwert bringen könnten und entwickelt werden sollten. Bereits umgesetzt wurde die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in unsere Einkaufsprozesse und das Lieferantenmanagementsystem sowie die verstärkte Digitalisierung des Einkaufs, so dass diese Prozesse effizienter, transparenter und ressourcenschonender umgesetzt werden können (siehe Achtung und Förderung der Menschenrechte).