Mobiles Menu Mobiles Menu Close

Governance und Compliance

GRI

2-10

2-16

2-23

2-25

2-26

2-27

3-3

205-3

207-1

207-2

207-3

406-1

Unser Ansatz

Unsere Grundsätze der Unternehmensführung (Corporate Governance)

Die Corporate Governance umfasst Funktionen, Prozesse sowie Regelwerke und stellt sicher, dass unser Unternehmen verantwortungsbewusst und unabhängig geleitet und überwacht wird. Damit folgt die Unternehmensführung klaren und funktionalen Regeln, um der gesellschaftlichen Verantwortung des Unternehmens und seiner Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden, Lieferanten sowie Kundinnen und Kunden gerecht zu werden. Zu den konzernweiten Leitlinien und Geschäftsprinzipien zählen unser Geschäftsverständnis, der Code of Conduct, unser Geschäftspartnerkodex und die Grundsatzerklärung zur Achtung und Einhaltung der Menschenrechte.

Auch mit unserem unabhängigen Aufsichtsrat sowie unserem Bekenntnis zu den Grundsätzen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK, siehe Erklärung zur Unternehmensführung) tragen wir unserer verantwortungsbewussten Haltung Rechnung. Unserem Aufsichtsrat gehören nur unabhängige Mitglieder an, die individuell vorgeschlagen und gewählt werden. In unserem Geschäftsbericht legen wir die individuellen Teilnahmequoten an den Aufsichtsratssitzungen offen. Auf unserer Investor-Relations-Webseite finden sich umfassende Informationen zum Thema Corporate Governance. Dazu zählen auch Angaben zu den Aktienbesitzverhältnissen unserer Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder. Neben dem DCGK orientieren wir uns an den Grundsätzen des Instituts für Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft.

Darüber hinaus legen wir Wert darauf, dass die geltenden Gesetze und Vorschriften des Mietrechts ohne Einschränkung eingehalten werden. Dabei gilt das Befolgen von rechtlichen Rahmen und Vorschriften ganz grundsätzlich nicht nur für unsere eigenen Mitarbeitenden, sondern auch für die Lieferanten und Dienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten (siehe Menschenrechtliche Sorgfalt und Lieferkette).

Compliance Management und Hinweisgebersystem

Das Compliance-Management-System (CMS) unterstützt die Unternehmensführung in ihrer Ausrichtung und soll etwaigem Fehlverhalten von Beschäftigten vorbeugen sowie das Unternehmen gegen Fehlverhalten absichern. Bei Vonovia basiert das CMS auf drei Säulen: Vermeidung, Aufdeckung und Reaktion. Dahinter liegt ein umfassendes System von Maßnahmen und Prozessen im Rahmen des Compliance-Programms. Grundlage ist die Compliance-Richtlinie, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance-Management-Systemen (IDW PS 980) folgt. Das CMS unterliegt in wiederkehrenden Abständen einer Revisionsprüfung und wurde zuletzt durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer geprüft (im Jahr 2021). Eine Wirksamkeitsprüfung und Zertifizierung des CMS ist für das Jahr 2023 in Vorbereitung.

Die strikte Einhaltung der Compliance-Regeln schützt die Integrität von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern und bewahrt das Unternehmen vor negativen Einflüssen – eine unabdingbare Voraussetzung, um als verlässlicher und vertrauenswürdiger Partner agieren zu können und wahrgenommen zu werden.

Verantwortlich für die Umsetzung des CMS ist der Vorstandsvorsitzende (CEO). Der Chief Compliance Officer berichtet direkt an den Vorstandsvorsitzenden. Ein Compliance Committee, dem der Chief Compliance Officer, die Compliance-Manager, die externe Ombudsperson und Vertreter der Bereiche Revision, Risikomanagement und Personalmanagement, des Betriebsrats sowie der Auslandsgesellschaften angehören, passt das System regelmäßig aktuellen Anforderungen an und ist für die Weiterentwicklung zuständig. Der Chief Compliance Officer fungiert hierbei als zentraler Ansprechpartner für Compliance-Fragen und -Verdachtsfälle. Daneben ist er seit dem 1. Januar 2023 auch in der Rolle des Menschenrechtsbeauftragten tätig. In seiner Arbeit wird er von den Compliance-Managern und Compliance-Beauftragten in den Fachbereichen unterstützt.

Flankiert wird das CMS von der Whistleblowing-Hotline, unserem webbasierten Hinweisgebersystem. Compliance-Verstöße können darin in deutscher und englischer Sprache (sowie zukünftig in vier weiteren Sprachen) online und auf Wunsch anonym gemeldet werden. Das Hinweisgebersystem steht für Mitarbeitende, Zulieferer, Kunden und weitere Stakeholder zur Verfügung. Zusätzlich werden über ein Meldepostfach im Personalbereich insbesondere mögliche Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz erfasst. Der halbjährlich extern erstellte Hinweisgeberbericht fließt in den Compliance-Bericht ein. Die Gesamtzahl nachgewiesener Korruptionsfälle in Deutschland dient dabei als wesentlicher Leistungsindikator. Im Geschäftsjahr 2022 wurden 28 (2021: 45) einzelne Korruptions- und Compliance-Verdachtsfälle in Deutschland gemeldet und sorgfältig untersucht. Dabei ist kein wesentlicher Compliance-Verstoß bekannt geworden. Es lag kein nachgewiesener Korruptionsfall vor. Die Schwere aller gemeldeten Fälle wurde als geringfügig eingestuft. Die gemeldeten Fälle lassen sich u. a. in folgende Kategorien einteilen: Zwischenfälle bei Mietern, Interessenkonflikte bei Mitarbeitern, Hinweise zu Betrugsvorwürfen („Provisionsfälle“) betreffend Mitarbeiter, aber auch Externe, Meldungen von Materialdiebstählen sowie Fahrzeugaufbrüche.

Keine
wesentlichen bestätigten Korruptions- oder Geldwäscheverstöße 2022

Das CMS sowie das Hinweisgebersystem gelten für den gesamten Konzern. Deutsche Wohnen unterhält darüber hinaus eine eigene Rechts- und Compliance-Abteilung, die der Fachbereich Compliance und Datenschutz von Vonovia im Rahmen der Geschäftsbesorgungsverträge unterstützt. Sollten im Einzelfall zwingende gesetzliche Regelungen in Österreich oder Schweden den konzernweiten Regelungen entgegenstehen, wird für die Teilkonzerne eine abweichende Regelung in Form einer Länderrichtlinie erlassen. Die Verantwortung hierfür liegt bei der jeweiligen Geschäftsführung.

Ereignisse nach dem Bilanzstichtag

Am 7. März 2023 wurde die Vonovia SE durch die Staatsanwaltschaft Bochum auf Basis eines Durchsuchungsbeschlusses des Amtsgerichts Bochum über ein Ermittlungsverfahren gegen aktuelle und ehemalige Mitarbeiter in Kenntnis gesetzt. Hiernach besteht der Verdacht, dass die Vonovia SE bzw. ausgewählte verbundene Unternehmen Geschädigte sind aufgrund banden- und gewerbsmäßigem Betrugs, der Untreue, wettbewerbsbeschränkender Absprachen bei Ausschreibungen, besonders schwerer Fälle der Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr. Inwieweit durch den effektiven Schaden auch Mietern ein Schaden entstanden sein könnte, wird im Rahmen der eingeleiteten internen Untersuchung derzeit überprüft.

Eine lückenlose Aufklärung der Vorfälle ist angestoßen. Hierfür wurde zusätzlich die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte mit einer unabhängigen Untersuchung beauftragt. Erste interne Untersuchungen haben ergeben, dass den im Rahmen des Ermittlungsverfahrens erhobenen Vorwürfen ausschließlich kollusives Zusammenwirken der Beschuldigten zugrunde liegt, wodurch bestehende, sonst wirksame Kontrollmechanismen umgangen werden können. Da erst vollständig abgeschlossene Verfahren Eingang in die Darstellung der Kennzahlen des jeweiligen Berichtsjahres finden, hat dieser Vorfall keinen Bezug zu den ausgewiesenen Kennzahlen für 2021 und 2022 (siehe Governance-KennzahlenÜberprüfung der taxonomiefähigen Wirtschaftsaktivitäten auf TaxonomiekonformitätBekämpfung von Korruption und Bestechung).

Das Interne Kontrollsystem (IKS) umfasst die im Unternehmen eingeführten Grundsätze, Verfahren und Regelungen, die darauf ausgerichtet sind, die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung zu gewährleisten. Darüber hinaus sichert es die Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften. Die Interne Revision prüft regelmäßig die Funktionsfähigkeit des Internen Kontrollsystems und berichtet an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats im Rahmen der quartärlichen Statusberichte sowie mittels Jahresbericht zum Internen Kontrollsystem. Auf der Grundlage von Feststellungen, die bei Prüfungen der Internen Revision oder externen Prüfungen getroffen werden, nehmen wir kontinuierliche Verbesserungen an unserem Internen Kontrollsystem vor. Ein weiterer Bestandteil unseres Internen Kontrollsystems ist ein regelmäßiges Monitoring, aufgrund dessen identifizierte Schwächen behoben werden. Für das Berichtsjahr 2022 wurde die Funktionsfähigkeit des Internen Kontrollsystems erneut bestätigt. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf weitere Erläuterungen zur Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS im zusammengefassten Lagebericht (siehe Corporate Governance).

Organisatorische Verankerung

Um der zunehmenden Bedeutung von Compliance-Themen Rechnung zu tragen, wurde die vorhandene Compliance-Abteilung im April 2023 als eigener Compliance-Bereich aufgestellt und aus der vorherigen Struktur (Aufhängung im Fachbereich Recht) ausgegliedert. Für die Bereichsleitung wurde die Funktion des Chief Compliance Officers geschaffen, der direkt an den Vorstandsvorsitzenden berichtet.

Das Vorstands- und Aufsichtsratsbüro koordiniert die Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Gremien der Unternehmensführung und organisiert den Informationsfluss zwischen Vorstand und Aufsichtsrat. In enger Abstimmung mit der Rechtsabteilung veranlasst das Vorstands- und Aufsichtsratsbüro außerdem die Umsetzung der Organbeschlüsse. Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats befasst sich regelmäßig mit dem Compliance-Bericht sowie mit dem Statusbericht der Internen Revision (siehe Geschäftsbericht).

Während der Bereich Compliance, in dessen Funktion das CMS liegt, beim Vorstandsvorsitzenden verankert ist, wird der Bereich Steuern vom Vorstand für Finanzen (CFO) verantwortet.

Integration neuer Unternehmen

Wenn neue Unternehmen in unsere Konzernstrukturen integriert werden, wie zuletzt Deutsche Wohnen, wird geprüft, welche Richtlinien dort bereits vorhanden und welche Anpassungen im Zuge der Integration notwendig sind. Unsere Richtlinienverantwortlichen prüfen unsere Richtlinien über alle Konzernbereiche hinweg turnusmäßig alle zwei Jahre auf etwaigen Aktualisierungsbedarf.

Im Berichtsjahr wurden die Compliance-Richtlinie und vereinzelte weitere Richtlinien an die österreichische Rechtslage angepasst und als Länderrichtlinie für den österreichischen Teilkonzern veröffentlicht. Im Zuge dessen wurde neben dem Geschäftspartnerkodex auch der Code of Conduct einem Review unterzogen und geringfügig überarbeitet. Die neue Compliance-Richtlinie wurde allen BUWOG-Mitarbeitenden in Österreich im Rahmen einer Informationsveranstaltung vorgestellt, um für eine noch größere Sensibilität und Klarheit in diesem Bereich zu sorgen.

Ziele und Maßnahmen

Konzernweit verfolgen wir das Ziel, dass Leitlinien, geltende Gesetze, Werte und Geschäftsprinzipien der Unternehmensführung und des Verhaltens von Mitarbeitenden ohne Einschränkung eingehalten werden.

Risikoanalyse

Die im Geschäftsjahr 2021 auf Führungskräfteebene durchgeführte konzernweite (exklusive Deutsche Wohnen), webbasierte Compliance-Risikoanalyse hatte Verbesserungspotenziale in den Bereichen Geldwäscheprävention und IT-Sicherheit identifiziert, während die anderen Bereiche als gut bis sehr gut aufgestellt angesehen wurden. Als eine Maßnahme daraus wurde zum 1. Januar 2022 der Datenschutzbereich umstrukturiert und im Fachbereich Compliance zentral zusammengeführt. Dies führt zu einer Vereinfachung der internen Prozesse und damit zu deren besserer Absicherung. Die nächste Compliance-Risikoanalyse ist für das Jahr 2023 geplant und wird Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz aufgreifen.

Schulungen

Regelmäßige Schulungen, die von den Abteilungen Compliance und Human Resources gemeinsam geplant und umgesetzt werden, bilden die Basis, um Fehlverhalten vorzubeugen. Ein umfassender Katalog an Regel- und Pflichtschulungen ist bereits fest etabliert und an die jeweiligen internen Zielgruppen angepasst. So erhält der Einkauf, für den das Thema besonders relevant ist, spezielle Schulungen zu Korruption und Korruptionsstrafrecht. Im Berichtsjahr konnten wir das Compliance-Schulungsangebot um fünf neue Formate, die im jährlichen Turnus wiederholt werden sollen, erweitern:

Fünf
neue Schulungsformate eingeführt

In der Vergangenheit erreichten uns Hinweise auf Fälle, in denen Dritte als vermeintliche „Vermittler“ zwischen Mietinteressenten und unseren Vermietern auftraten, um Provisionen für die Vermittlung von Wohnraum einzufordern. Dies ist nicht erlaubt. Im Gegenteil ist der Vermietungsprozess bei Vonovia standardisiert und in jedem Fall verbindlich. Um unsere Vermieter für diese Thematik stärker zu sensibilisieren und Mietinteressenten zu schützen, haben wir im Berichtsjahr 2022 die Broschüre „Fairplay in der Neuvermietung“ entwickelt. Sie wurde mitsamt einem erläuternden Anschreiben zu den Hintergründen an alle Vonovia Vermieter in Deutschland verteilt. Die Broschüre klärt u. a. über den korrekten Umgang mit Provisionsforderungen durch Dritte auf. Sie beschreibt, über welche Kanäle Fehlverhalten gemeldet werden kann und welche Ansprechpartner für Fragen und Hinweise zur Verfügung stehen. Eine Ansprache der Vonovia Objektbetreuer zu dieser Thematik ist ebenfalls geplant.

Mehrsprachiges Hinweisgebersystem

Im Verlauf des Jahres 2023 soll unser Hinweisgebersystem in bis zu sechs weiteren Sprachen zur Verfügung stehen, um etwaige sprachliche Barrieren zu minimieren.

Tax Compliance

Tax Compliance und das Tax Risk Management sind ein wichtiger Teil unseres CMS. In allen Bereichen unserer Geschäftstätigkeit setzen wir auf Kontinuität und Steuertransparenz und verfolgen daher unsere 2018 beschlossene Steuerstrategie unverändert weiter. Nach unserem Verständnis definieren wir uns als Steuerzahler, der seine gesellschaftliche Verantwortung auch in Bezug auf die Finanzierung des Gemeinwesens wahrnimmt. Vonovia bekennt sich zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten und hat sich daher zum Ziel gesetzt,

Die Grundlagen für unser dementsprechend festgeschriebenes Steuerverständnis sind klar geregelte Verantwortungs- und Kontrollprozesse sowie ein Risikomanagement, das die folgenden Elemente umfasst:

Die Angemessenheit und Implementierung sowie die Wirksamkeit unseres Tax-Compliance-Management-Systems ist in Deutschland im Jahr 2021 für ausgewählte Steuerarten einer externen Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer unterzogen und im Januar 2022 erfolgreich testiert worden. Auch für die österreichischen Tochtergesellschaften gab es 2020 eine erfolgreiche Angemessenheitsprüfung, der sich Anfang 2021 auch eine Wirksamkeitsprüfung für den Zeitraum 1. Juli bis 31. Dezember 2020 anschloss. Diese wurde ebenfalls ohne Beanstandungen des Wirtschaftsprüfers abgeschlossen. Im Berichtsjahr fand eine interne Teilprüfung des Tax-Compliance-Management-Systems in Deutschland und Österreich durch die Interne Revision statt. Das Prüfungsergebnis bestätigte die Angemessenheit und Wirksamkeit der implementierten Maßnahmen. Weitere Informationen zum Thema Steuern finden Sie im Geschäftsbericht sowie auf unserer Webseite im Bereich Investor Relations.